1. No incluir a personas que no se conocen.
Presentar a quienes van a trabajar juntos es obligatorio y no debe darse por chat. Debe ser en persona. En caso de estar en sitios distantes, haga la presentación formal por teléfono (en llamada conferencia) o en un correo. Esto contribuirá a que la relación laboral sea más fluida.
2. No crear chats masivos.
Ningún grupo de chat debe incluir a toda la empresa, salvo que laboren allí once personas. El chat debe ser de grupos limitados, por ejemplo, solo gerentes, personal de un departamento específico o de personas encargadas de una tarea concreta. Para que el chat sea efectivo (y no se convierta en una marea de spam) lo ideal es que el grupo sea de menos de 15 personas.
3. Se valen las felicitaciones, pero no comentarios íntimos.
Es un chat de trabajo, no personal, por lo que no se debe hablar de nada que no esté relacionado a las funciones de cada uno dentro de la empresa. Nada de preguntar si el hijo está mejor, cómo le fue de viaje o si le gustó la comida de la cafetería. Todo eso se habla en persona, por teléfono o en chat individual.
En el grupo sí se valen las felicitaciones por logros importantes de la vida o profesionales, como cumpleaños, nacimiento de un hijo, matrimonio, graduación, ascenso, premiación o meta alcanzada.
4. No comparta información no comprobada como si fuera cierta, mucho menos chismes.
Si desea confirmar información o un rumor, haga una pregunta, no un comentario sazonado. Por ejemplo, “¿Alguien tiene información sobre el cierre de la sucursal de la competencia en Coclé? ¿Podrían compartir cifras de ventas de febrero?’, en lugar de ‘Me dijeron que las ventas están cayendo en picada’.
Si desea compartir algo que no está confirmado pero le parece importante, indique la fuente, decir ‘en una entrevista esta empresa reveló cifras de la industria, les comparto el link’.
5. Nada de comentarios negativos sobre el personal.
Si tiene algo que comentar sobre el desempeño de un empleado, hágalo directamente al empleado, a su jefe directo o a recursos humanos.
Si no tiene la posibilidad de expresarlo en persona, comuníquelo vía telefónica o por correo electrónico, pero nunca por chat ni mucho menos grupal.
Los anuncios de despedidos o renuncias no deben comentarse en un grupo hasta que se hayan tratado directamente con la persona afectada y se haya comunicado oficialmente al departamento donde trabaja.
6. Nada en el chat es confidencial.
Aunque sientan que la información que comparten en el chat es solo para las personas en el grupo, jamás crea que solo se quedará allí. Nada que se diga en un chat grupal se percibe como confidencial, pues nada secreto se comentaría en un medio tan casual y ‘compartible’.
Las personas que reciben el mensaje podrían reenviar a otro textualmente las palabras escritas.
Otro punto importante es que si el teléfono, tableta o computadora es de la empresa, toda comunicación que se de a través de un chat corporativo podría considerarse información de la empresa. Si personas han sido despedidas por lo que escriben en un correo electrónico de una cuenta empresarial, lo mismo podría ocurrir con un mensaje en un grupo de la empresa a través de dispositivos o apps suministrados por la compañía.
7. Menos formal que un correo.
En lo laboral, el chat debe usarse para confirmar información, fases de un proyecto, conectar a equipos que están distantes, intercambiar datos cortos y urgentes. Pero aunque lo que se diga por chat se toma como válido, no se considera una comunicación formal.
Por lo que la información importante y que se desea corroborar en el futuro debe llegar por correo electrónico, sobre todo si se refiere a toma decisiones, ideas y fechas de proyectos.
Decir ‘te lo mandé por chat’, no es igual a ‘te lo compartí por correo’.
La toma de decisiones debe comunicarse por correo, aunque se confirme por mensaje de texto. Toda aprobación, cancelación, asignación de tarea, conclusión de trabajo e ideas importantes debe ser comunicadas por correo.
Si la persona que toma la decisión se lo dice por chat, pídale: “¿Me podrías enviar un correo confirmando tu respuesta?”
8. Breve, breve, súper breve.
Nadie tiene tiempo de leer 15 mensajes de tres párrafos en la pequeña pantalla del teléfono. Sea lo más breve posible. Lo que no se pueda decir en un párrafo o máximo dos, envíelo por correo electrónico.